移転二ヶ月前までには完了しておきたい賃貸オフィス版移転マニュアルをご紹介します。
ぜひ、活用してください。
また、五島不動産では、賃貸オフィス仲介以外にもオフィス移転に関するコンサルタント業務の代行も行っております。
お気軽にご相談下さい。

まずは、移転する目的を明確にしよう。
理由は企業によって様々、これを明確にすることによって、移転先に求めることやスケジュールなどが自然と見えてくる。

今、入居しているオフィスの賃貸借契約書を読み直そう。
必ず確認しなければならないことは、解約予告期間と中途解約によるペナルティがあるかどうか。解約予告期間は三ヶ月または六ヶ月が一般的で、解約を書面で通告してから、その期間は賃料を支払わなければならない。入居中のオフィスと新たに契約することとなるオフィスの家賃を二重に支払う期間を限りなく短くしたいものだ。

引越を行う日までのスケジュール表を作成しよう。
簡単なもので構わないが、多少余裕をもって予定をたてたいものだ。
実際に動き出せば、意外と時間はあっという間に過ぎていってしまう。
スケジュールは、作業を進めながら、その都度調整し、正確なものにしていけばいい。

社内で移転に関するプロジェクトチームを作ろう。
特に、総責任者に一人（複数にしない）、早い段階で決め、責任の所在を明確にすることをお勧めします。
さらに、組織が大きい場合は、部署毎に責任者を決めて、レイアウトに関する意識を統一しておこう。また、どの段階で社員へ通達するかについても意識合わせが必要で、あまり早い段階で一般社員に知れ渡る事態となれば、何かと不都合な点が多くなり、最悪の事態となれば移転を中断するようなことにもなりかねない。

準備ができたら、移転先について情報を収集しよう。

オフィス移転準備が整ったら、移転先について検討しよう。
移転先のロケーションおよび面積、ビルスペックなど移転の目的を再確認し、具体的な数字に落とし込んでいく。
ただし、ピッタリのオフィスが見つかることは有り得ないので、少し幅を持たせておくと良い。
また、各種要望における優先順位をつけておけば、移転先をスムーズに選定することができるだろう。

オフィス空室情報の収集方法は色々考えられるが、不動産取引は免許が必要な為、どこかのタイミングで不動産免許を持った会社が顔を出すことになる。
賃貸の場合は直接ビルオーナーと契約が可能であるが、入居した後に発生するトラブルが多いこと、また、物件情報に関する視野が非常に狭まることなどを考慮すれば、仲介手数料について過度に敏感にならずに、賃貸オフィス専門の不動産会社へ任せるのが無難である。
前項で確認した項目を提示すれば、いくつかの物件情報を紹介してもらえるのと同時に、気がつかない点などについてアドバイスをしてもらえるだろう。

移転先をいくつかに絞ったら、一時的なレイアウトを専門家に紹介してもらおう。
これは、その不動産仲介業者へ依頼すれば業者を紹介してもらえるが、自分で見つけてきてもよい。
面積がそれほど大きくなければ必要ないが、室内に間仕切りを設けたり、デッドスペースが多い場合などには、事前にレイアウトを作成しなかったばかりに、「こんなはずではなかった」といった事態になりかねないので注意が必要だ。

レイアウトが固まってきたら、賃貸借契約を終結する。
賃貸借契約書の案文はよく目を通す必要がある。出来る限り、専門家に目を通してもらい、
不利な条件などがある場合は、訂正してもらえるように交渉しなけらばならない。

移転先が決まったら、一時的に作成したのものを基に正式なレイアウトを早急に仕上げなければならない。
各部署の責任者から要望を聞き大筋を決め、喫煙場所、さらに空調や吹き出し口、電源の取り出し口などもチェックが必要だ。
また、将来の組織変更や人員増で、その都度大きな工事が必要とならないような配慮も必要だろう。

社内LANなどのネットワーク機器が必要な場合は、早めに責任者を決め、関係する業者に相談しよう。
規模によっては、レイアウトを変更しなければならなくなったり、必要以上に時間がかかることもある。

レイアウトを基に、購入するオフィス家具や什器、また廃棄するものなどを決めておかなければならない。
購入するものについては、サイズや色合いなどにより雰囲気が大きく変化する為、メーカーや業者へ相談すればアドバイスしてもらえる。全てを内装業者へ任せる事もできる。

各種官公庁へ届け出なければならないものも多い。別添のチェックリストを参考に、早めにスケジューリングしておこう。

住所変更による印刷物の変更や新規作成を行う。会社概要や名刺、挨拶状などであるが、挨拶状以外は荷物になることから引越の一週間前に出来上がれば問題はない。
挨拶状は、取引先に二週間前に着くように準備をしよう。

引越し業者に現事務所へ下見に来てもらい、引越しのスケジュールの相談や予算の見積りを出してもらおう。
引越し業者といっても様々で、オフィスの移転に慣れていない業者もあるので、複数の業者から見積りを取って決定するのが無難。

特殊な事情で退去する場合を除いて、現オフィスの原状回復費用は借主側で負担することになるが、原状回復の範囲や業者の選定などは借主側がイニシアチブをとることになるので、前もって見積書を提出してもらい、それが適正なものかどうか精査しなければならない。

(1)賃貸借契約で必要な費用

敷金および不動産仲介手数料を基本的には契約終結時に支払わなければならない。

(2)原状回復費用

現ビル貸し主へ支払うことになるが、敷金との相殺が可能となるケースが多い。

(3)移転先への各種工事費用

電気/電話/ネットワーク/内装工事に関わる費用。支払いは工事完了後となるケースが多い。

(4)什器購入費用

什器を購入した場合の費用。これも支払いは什器が届いた後となるケースが多い。

(5)引越し費用

支払いは引越し後となるケースが多い。

(6)廃棄処分費用

引越し業者へ依頼するのが無難。費用は作業終了後となるケースが多い。

(7)その他

いろいろ細かい出費が考えられるが、最寄りの駅が変更する場合は、社員の新たな定期代を忘れずに。

移転の規模が大きくなれば、社内担当者の負担は膨大となり、本来の業務に大きな影響を及ぼす事になる ことから、諸業務を代行する不動産会社やコンサルタント会社へ移転関連業務の代行を依頼する会社も 増えてきている。